Chuẩn bị gì trước khi xin báo giá quà doanh nghiệp?

Một yêu cầu rõ giúp hai bên trao đổi trên cùng ngân sách, số lượng và mốc giao. Bạn chưa cần quyết định mọi sản phẩm ngay từ đầu; hãy bắt đầu với những thông tin sau.

1. Quà dành cho ai và dịp gì?

Tách nhóm đối tác, khách hàng và nhân viên nếu nhu cầu khác nhau. Ghi các yêu cầu cần tránh, chẳng hạn đồ uống có cồn hoặc thành phần không phù hợp với người nhận. Không cần gửi danh tính từng người ở bước tư vấn ban đầu.

2. Số lượng và ngân sách được tính thế nào?

Cho biết số phần dự kiến, ngân sách mỗi phần và tổng hạn mức. Nêu rõ hạn mức đã gồm VAT, bao bì, logo và giao hàng hay chưa. Nếu số lượng chưa chốt, cung cấp khoảng dự kiến để phương án không bị hiểu nhầm.

3. Ngày cần nhận khác ngày bắt đầu đặt

Ghi ngày mong muốn duyệt phương án, duyệt mẫu và ngày cuối cùng cần nhận hàng. Các mốc này là yêu cầu để hai bên kiểm tra khả năng đáp ứng, không phải mặc định đã được xác nhận.

4. Giao một nơi hay nhiều nơi?

Ở bước đầu, cung cấp số điểm giao và tỉnh/thành hoặc khu vực. Chỉ chuyển danh sách địa chỉ chi tiết qua đầu mối chính thức khi cần và được phép.

5. Có yêu cầu hóa đơn, bao bì hoặc nhận diện không?

Ghi nhu cầu hóa đơn công ty, lời chúc, logo, màu sắc và tài liệu cần phục vụ việc duyệt nội bộ. Hỏi rõ chi phí, số lượng tối thiểu và thời gian phát sinh trước khi chốt.

Mẫu tin nhắn có thể dùng

“Bên mình cần quà cho [nhóm người nhận], dự kiến [số phần]. Ngân sách [mỗi phần/tổng], [đã/chưa] gồm VAT và phí. Cần nhận trước [ngày], giao tại [khu vực/số điểm]. Yêu cầu riêng: […]. Nhờ tư vấn cấu phần, tổng chi phí, mốc duyệt và điều kiện áp dụng.”

Trước khi đồng ý, hãy kiểm tra lại cấu phần, chi phí, lịch giao và cách xử lý nếu có thay đổi.